KPI Penting yang Harus Selalu Dilihat oleh Pengelola Klinik

Aplikasi praktek mandiri – Mengelola sebuah klinik itu sebenarnya bukan cuma soal bagaimana caranya memberikan obat atau melayani pasien yang datang berobat saja. Kalau kamu jadi pengelola klinik, kamu juga harus memastikan kalau semua sistem di dalam klinik itu jalan dengan benar, produktif, dan tidak rugi. Salah satu cara yang paling bagus untuk melakukan itu adalah dengan cara memantau yang namanya Key Performance Indicator atau biasa disebut KPI.

KPI ini fungsinya adalah untuk membantu anda sebagai pengelola klinik supaya tahu apakah operasional klinik sudah sesuai target atau malah ada masalah yang harus cepat diperbaiki. Kalau anda tidak punya KPI yang jelas, nanti keputusan manajemen cuma pakai kira-kira saja atau pakai perasaan. Padahal, klinik yang bisa jadi besar itu biasanya mengelola operasionalnya pakai data yang bisa dihitung, bukan cuma tebak-tebakan.

Apa Itu Sebenarnya KPI dalam Operasional Klinik?

KPI adalah sebuah indikator atau tanda yang dipakai buat mengukur kinerja sebuah organisasi. Kalau di dalam klinik, KPI ini dipakai buat melihat banyak hal, seperti bagaimana pelayanan ke pasien, apakah tenaga medisnya rajin, sampai bagaimana kondisi uang di klinik. Kalau anda melihat KPI ini secara rutin, anda bisa mendapatkan banyak keuntungan seperti

• Bisa tahu bagaimana perkembangan operasional klinik anda.
• Bisa tahu kalau ada masalah dengan lebih cepat.
• Bisa mengambil keputusan yang ada dasarnya, yaitu data.
• Pelayanan jadi lebih efisien dan tidak buang-buang waktu.
• Bisa mengatur sumber daya klinik dengan lebih maksimal.
• Biasanya, KPI juga dipakai buat jadi bahan evaluasi buat tim yang kerja di klinik.

KPI untuk Pelayanan Pasien

Pelayanan kepada pasien itu adalah bagian paling penting. Jadi, anda harus sering melihat indikator yang ada hubungannya dengan pengalaman pasien.

Jumlah Kunjungan Pasien: Ini adalah data paling dasar. Anda harus tahu berapa orang yang datang. Dengan melihat tren ini, anda bisa tahu layanan di klinik itu semakin laku atau malah menurun.

Waktu Tunggu Pasien: Ini sering sekali jadi alasan kenapa pasien jadi malas atau tidak puas. Kalau nunggunya terlalu lama, pasien bisa pindah ke klinik lain. Klinik yang punya sistem antrean yang oke biasanya bisa membuat waktu tunggu jadi sebentar.

Tingkat Kepuasan Pasien: Anda bisa tahu ini dari survei kecil-kecilan setelah pasien selesai dilayani. Hasilnya bisa jadi gambaran apakah kualitas pelayanan klinik anda sudah bagus atau belum.

KPI untuk Operasional Klinik

Selain soal pasien, bagian dalam atau operasional juga harus diperhatikan supaya prosesnya efisien.

Produktivitas Dokter: Ini dihitung dari berapa banyak pasien yang bisa dilayani dokter dalam waktu tertentu. Tapi anda harus ingat, jumlah pasien jangan terlalu banyak juga supaya dokter tidak capek dan kualitas pengobatannya tetap terjaga.

Tingkat Kehadiran Tenaga Medis: Kalau dokter atau perawat sering tidak masuk, jadwal pelayanan pasti jadi berantakan. Ini sangat penting buat menjaga kestabilan klinik.

Pengelolaan Stok Obat: Bagian farmasi ini juga penting. Anda harus pastikan stok obat itu selalu ada. Jangan sampai kekurangan saat dibutuhkan, tapi jangan juga terlalu banyak sampai obatnya kadaluwarsa.

Baca juga Cara Mengatur Shift Kerja yang Bagus untuk Klinik yang Buka Sampai Malam

KPI untuk Keuangan Klinik

Uang juga jadi tanda apakah klinik bisa terus jalan atau tidak.

Pendapatan Klinik: Uang masuk bisa dari mana saja, seperti biaya daftar, tindakan medis, cek lab, atau jual obat. Kalau anda rajin cek, anda jadi tahu layanan mana yang paling banyak kasih untung.

Cash Flow Klinik: Ini adalah aliran uang masuk dan keluar. Anda harus pastikan arus kas ini sehat supaya operasional klinik tidak terhenti karena tidak ada uang tunai.

Klaim BPJS: Kalau klinik anda kerja sama dengan BPJS, anda harus perhatikan klaimnya. Kalau klaim sering ditolak atau telat dibayar, uang klinik bisa terganggu.

Susahnya Memantau KPI Kalau Masih Manual

Banyak klinik yang sebenarnya ingin maju tapi susah melihat KPI karena masih pakai cara lama, seperti

Data-datanya masih mencar di banyak kertas atau dokumen.

Rekam medis pasien masih pakai buku atau kertas.

Laporan keuangan masih ditulis tangan atau diketik manual satu-satu.

Tidak ada sistem buat memonitor kinerja secara otomatis.

Kalau masih begini, anda bakal susah buat melihat gambaran klinik secara utuh.

Memakai Teknologi buat Monitoring KPI

Sekarang sudah ada sistem digital buat manajemen klinik yang bisa membantu anda memantau KPI jadi lebih gampang. Kalau pakai sistem digital, anda bisa

Lihat berapa pasien yang datang secara langsung saat itu juga.

Pantau kerja tenaga medis dengan mudah.

Cek stok obat secara otomatis tanpa harus hitung manual terus.

Bikin laporan keuangan dalam sekejap.

Lihat data di dashboard yang rapi.

Kelola Klinik Pakai Data

Kalau klinik anda mau berkembang, jangan cuma mengandalkan pengalaman saja. Pengelolaan yang pakai data lewat KPI itu jauh lebih objektif. Dengan bantuan sistem yang benar, anda tidak perlu pusing lagi menghitung semuanya sendiri.

Lewat sistem Rekam Medis Elektronik yang sudah nyambung jadi satu, anda bisa melakukan banyak hal seperti pantau kunjungan pasien real-time, atur jadwal dokter, sampai urusan BPJS dan SatuSehat.

Salah satu solusinya adalah menggunakan Klik Medis. Ini adalah sistem Rekam Medis Elektronik yang memang dibuat buat klinik di Indonesia. Keunggulannya banyak, seperti bisa minta fitur tambahan sesuai kebutuhan anda, pembayarannya fleksibel, dan ada bantuan kalau anda mau pindah data dari kertas ke digital.

Kalau anda ingin manajemen klinik jadi lebih rapi dan semua datanya jelas, sudah saatnya anda mencoba pakai solusi digital.