Subtotal $0.00
Aplikasi RME – Pernah tidak klinik Anda dapat komplain dari pasien yang bicaranya pakai nada tinggi, marah-marah, atau malah tulis keluhan di media sosial? Kejadian begini pasti bikin tenaga kesehatan atau pemilik klinik jadi panik dan bingung. Tapi sebenarnya, komplain itu hal yang biasa terjadi di tempat pelayanan kesehatan. Komplain itu malah bisa jadi tanda buat kita supaya tahu kualitas pelayanan klinik kita sudah sampai mana. Jadi, apakah komplain itu selalu bikin nama klinik jadi jelek? Belum tentu, karena ini bisa jadi cara buat memperbaiki layanan supaya lebih bagus lagi.
Sekarang ini persaingan klinik sudah semakin ketat. Cara klinik dalam menangani keluhan pasien itu penting sekali untuk jaga kepercayaan orang. Kalau klinik bisa urus komplain dengan benar, pasien bakal tetap mau datang lagi dan reputasi klinik tetap aman.
Mengapa Komplain Pasien Tidak Bisa Diabaikan Begitu Saja?
Komplain dari pasien itu bukan cuma masalah sepele. Di dunia kesehatan, biasanya orang komplain karena hal yang sensitif. Misalnya antrean yang terlalu lama, ada salah di bagian administrasi, dokter atau perawat yang kurang komunikatif, sampai rasa tidak puas sama hasil pengobatan. Kalau kamu diamkan saja, komplain ini bisa jadi masalah besar seperti pasien tidak percaya lagi, ulasan buruk di internet, atau bahkan urusan hukum.
Tapi kalau klinik menganggap komplain itu sebagai masukan, klinik punya kesempatan buat berubah jadi lebih baik. Data dari keluhan pasien bisa dipakai manajemen buat cari tahu di bagian mana yang pelayanannya masih kurang atau alurnya yang berantakan.
Langkah Pertama, Dengarkan dengan Empati dan Tetap Profesional
Waktu pasien sedang komplain, hal paling utama yang harus dilakukan adalah dengarkan mereka dengan rasa empati. Jangan langsung membela diri atau memotong pembicaraan pasien saat mereka sedang menjelaskan masalahnya. Biarkan pasien merasa kalau suara mereka didengar. Cara kamu bicara, nada suara, dan ekspresi wajah sangat berpengaruh buat menenangkan suasana.
Kamu bisa bilang kalimat sederhana seperti, “Terima kasih atas masukannya,” atau “Kami minta maaf dan memahami ketidaknyamanan Anda.” Kalimat seperti ini sangat membantu supaya emosi pasien tidak semakin meledak. Kita harus ingat kalau pasien komplain itu karena mereka sebenarnya peduli sama layanan yang mereka terima.
Catat dan Dokumentasikan Setiap Komplain yang Masuk
Banyak klinik yang melakukan kesalahan karena tidak mencatat komplain dengan rapi. Padahal, catatan ini penting sekali untuk evaluasi nantinya. Kalau semua keluhan dicatat, manajemen klinik jadi lebih mudah untuk cari tahu apa penyebab masalahnya dan bagaimana solusinya.
Sekarang sudah jamannya pakai sistem digital untuk mencatat hal-hal begini. Dengan catatan yang teratur, klinik bisa tahu jenis komplain apa yang paling sering muncul dan di bagian mana yang paling banyak dikeluhkan oleh pasien.
Berikan Solusi yang Jelas dan Tidak Berbelit-belit
Setelah kamu dengar dan catat, langkah selanjutnya adalah kasih solusi. Pasien harus tahu kalau keluhan mereka diproses dan bukan cuma didengar saja. Kasih tahu solusinya dengan jelas dan jujur. Kalau memang butuh waktu buat selesaikan masalahnya, bilang saja dan kasih perkiraan waktunya kapan selesai.
Kejujuran itu nomor satu. Jangan menjanjikan hal yang muluk-muluk kalau sekiranya klinik tidak bisa penuhi, karena itu cuma bakal bikin pasien tambah kecewa nantinya.
Jadikan Komplain Sebagai Bahan Evaluasi Layanan Klinik
Klinik yang bagus tidak cuma selesaikan satu masalah lalu selesai begitu saja. Data komplain yang sudah ada harus dilihat lagi secara rutin untuk cari polanya. Misalnya, kalau banyak yang mengeluh soal antrean, berarti ada yang salah sama sistem pendaftaran atau rekam medisnya.
Dengan evaluasi ini, klinik bisa terus memperbaiki diri, mulai dari cara kerja staf sampai teknologi yang dipakai di klinik tersebut.
Peran Teknologi dalam Mengelola Komplain Pasien
Di jaman sekarang, kalau masih pakai cara manual buat kelola komplain rasanya sudah tidak efektif lagi. Klinik butuh sistem yang bisa menyatukan data pasien dan catatan komplain di satu tempat. Rekam Medis Elektronik (RME) adalah solusi supaya layanan klinik jadi lebih rapi dan cepat.
Kalau pakai RME, tenaga medis bisa lihat data pasien secara langsung, jadi salah administrasi bisa dikurangi. Hasilnya, potensi pasien buat komplain jadi lebih sedikit karena pelayanan sudah efisien dan transparan sejak awal.
Baca juga 5 Fitur yang Harus Ada di Aplikasi Klinik dan Manfaatnya
Tingkatkan Kualitas Layanan Klinik Bersama KlikMedis
Menghadapi komplain itu bukan cuma soal sabar saja, tapi juga soal sistem yang benar. KlikMedis hadir buat bantu klinik Anda lewat solusi RME yang rasanya seperti punya tim IT sendiri. Anda bisa minta request fitur tambahan sesuai kebutuhan klinik tanpa ada batas minimal langganan. Jadi sistemnya benar-benar ikut sama alur kerja di klinik atau praktik mandiri Anda.
Pakai Rekam Medis Elektronik dari KlikMedis bikin data pasien jadi rapi, pelayanan lebih sat-set, dan risiko pasien marah karena salah data jadi berkurang. Ini saatnya klinik Anda berubah ke layanan digital yang lebih profesional.
